So innovativ kann Verwaltung sein

Digitalpreis: Stadt Hameln für elektronischen Rechnungsworkflow nominiert.

Digitalpreis: Stadt für elektronischen Rechnungsworkflow nominiert.

Schon mal was von Rechnungsworkflow gehört? Kurz gesagt: Dieser Begriff regelt alles, was in einer Verwaltung oder in einem Unternehmen vom Eingang einer Rechnung bis zur Überweisung passiert, im Detail. Also: Dokumentation, Nummerierung, Prüfung, Zahlungsanweisung, Archivierung, um nur einige Schritte zu nennen. Je größer das Unternehmen oder die Behörde, desto umfangreicher ist dieser Prozess. In einem Haus von der Größe des Hamelner Rathauses beispielsweise fallen pro Werktag etwa 100 Rechnungen an, rund 23.000 im Jahr. Zu jeder dieser Rechnungen wird ein Kontierungsblatt erstellt, die entsprechende Fachabteilung bekommt einen Buchungsbeleg. 69.000 Blatt Papier werden somit pro Jahr erzeugt, die in 140 Aktenordnern abgeheftet werden – elf Regalmeter Akten, die jeweils zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Um den gesamten Rechnungsprozess zu verschlanken, arbeitet die Stadt Hameln seit Sommer 2017mit einem elektronischen Rechnungsworkflow: Rechnungen werden digitalisiert, Daten und Text automatisch eingelesen und verschlagwortet – so kann später, ähnlich wie bei Google, gezielt nach Informationen gesucht werden –, zum zuständigen Empfängern geleitet, am Bildschirm angeordnet, als Datensatz in das Finanzsystem übergeleitet, verbucht und bezahlt – und anschließend in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Dies spart nicht nur Papier, Tinte, Toner und Platz, sondern auch Zeit und macht die Verwaltung um einiges effektiver.

Für ihren elektronischen Rechnungsworkflow wurde die Stadt nun beim 19. eGovernment-Wettbewerb neben drei Bundesbehörden in der Kategorie „Bestes Digitalisierungsprojekt in Bund, Ländern und Kommunen 2020“ nominiert. Eine hochkarätig mit diversen Fachleuten besetzte Jury entscheidet über den Gewinner. Gleichzeitig wird ein Publikumspreis ausgelobt, bei dem auch Nutzer, Bürgerinnen und Bürger ihre Stimme abgeben können. Die Abstimmung läuft noch bis zum 14. August unter folgendem Link:https://www.egovernment-wettbewerb.de/online-voting/online-voting.html

Die Gewinner werden am 22. September auf dem 25. Ministerialkongress in Berlin bekanntgegeben. Dort findet auch die Preisverleihung im Rahmen einer feierlichen Zeremonie statt.
Mehr unter: www.hameln.deFoto: oh/TheDigitalArtist